【例文あり】就活面接における日程調整メールの書き方と返信方法

メール返信の基本マナー

まずはメールの基本的なマナーを身に付けましょう。

24時間以内に返信する

届いたメールは基本的にすぐ返事をするようにします。
特に日程が複数送られてきている段階では、面接官が予定を空けて返事を待っている状態なので、なるべく早く返事をするようにしましょう。

届いた件名や本文は残して返信をする

返信メールは基本的に引用返信で問題ありません。
件名には「Re:」がついた状態、本文には送られてきた内容が下部に記載されている状態で返信をするようにしましょう。

署名を忘れない

意外と忘れてしまうのが『署名』です。
末尾には自身の氏名と連絡先を記載するようにしましょう。

ーーーーーーーー
毎奈美 太郎（まいなび 太郎）
tel：000-0000-0000
mail：●●●●●●@●●●.com
ーーーーーーーー

太文字や色付けなどの装飾は不要

メールを送る際、太文字や色付けなどの装飾は好ましくありません。
「■」などの記号や改行などを用いて、見やすく書くようにしましょう。

本文の中身

次に、実際に本文の中身について確認をしていきます。

本文は5つの構成で考える

メールは5つの構成に分けることができ、
１．宛名
２．挨拶
３．内容
４．締め
５．署名
となります。実際のメールを分類すると以下のように分けることができます。

メールを送る際、この5つの要素が抜けていないか、確認をするようにしましょう。

返信内容別のテンプレート

では、実際の返信用例文を紹介します。
先ほどの構成における「内容」部分にあたります。
必要であれば、コピーをして活用してください。

面接日を複数指定されている場合

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
お送りいただいた日程を確認しました。
下記日程でお願いいたします。
●月●日（●）●時～●時

面接の希望日程を伝える場合

書類通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でご調整いただけますと幸いです。
・●月●日（●）●時～●時
・●月●日（●）●時～●時
・●月●日（●）●時～●時

指定された候補日で調整できない場合

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、お送りいただいた日程におきまして、
○○の予定が入っており、貴社にお伺いすることが出来かねます。
私の都合で大変恐縮ですが、以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか。
・●月●日（●）●時～●時
・●月●日（●）●時～●時
・●月●日（●）●時～●時

まとめ

いかがでしたか？
面接の日程調整におけるメール返信では、意識してなるべく早く返信をするようにしましょう。
また、返信をする際は最低限の注意点を忘れずに対応しましょう。
慣れていない就職活動・転職活動でのメール対応は大変に感じることもあるかもしれません。
そのような際は、エージェントの利用も検討しましょう。
エージェントでは、面接の日程調整も代行しています。より効率よく就活・転職活動をしたい方におすすめです。

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